Ziekteverzuim: het aanpakken waard!

Verzuim door ziekte is altijd vervelend. Allereerst voor de zieke medewerker zelf maar ook voor de collega’s die het werk moeten overnemen, voor de leidinggevende die moet zorgen dat het werk wel doorgaat en een rol heeft in de begeleiding van de zieke medewerker en natuurlijk voor de organisatie want verzuim kost veel geld.

Ziekteverzuim is onder te verdelen in wit, zwart en grijs verzuim. Het verschil zit in de vraag of een ziekmelding legitiem is of niet. De medewerker is niet op het werk en heeft hij daarvoor een goede reden of zou hij toch wel kunnen werken?

Wit verzuim: De medewerker heeft een geldige en  constateerbare reden om niet te werken. Meestal is die reden medisch van aard en kan de medewerker geen werk verrichten. In 25 % van de ziektemeldingen is er sprake van wit verzuim.

Zwart verzuim: De medewerker meldt zich ziek zonder ziek te zijn. In 5 % van de ziekmeldingen is er sprake van zwart verzuim.

Grijs verzuim: De legitimiteit van de ziekmelding is twijfelachtig. Vaak is de aanleiding tot de ziekmelding wel legitiem, maar de duur van het verzuim niet.  Het is de vraag of de medewerker geen ander werk kan doen of gedeeltelijk kan werken. In 70 % van de gevallen is er sprake van grijs verzuim!

Aan het witte verzuim is meestal niet zoveel te doen. De medewerker is echt niet in staat om te werken. Als er sprake is van langdurige ziekte kun je als werkgever wel onderzoeken of medische behandelingen sneller uitgevoerd kunnen worden. Als er sprake is van psychische problemen is het van belang dat er snel ondersteuning wordt gegeven door een psycholoog of een coach om de verzuimduur te verkorten.

Zwart en grijs verzuim zijn echter wel te beïnvloeden door een goed personeelsbeleid, een helder verzuimbeleid en door de leidinggevenden die hun rol in dit beleid goed oppakken.

Vaak is de reden van een grijsverzuimmelding de bekende druppel en niet de echte oorzaak van het verzuim. Verkoudheid is bijvoorbeeld de aanleiding voor iemand om zich ziek te melden maar niet de echte oorzaak van de ziekmelding. Of de medewerker had echt de griep waardoor hij niet kon werken maar was op donderdag eigenlijk al weer in staat om te werken maar meldt zich pas op maandag weer op het werk.

Redenen voor deze verzuimmeldingen kunnen zijn dat de medewerker zich niet meer goed voelt op het werk, zich niet verantwoordelijk voelt, baalt van het werk, zijn collega’s of van zijn leidinggevende. Ook kan de cultuur in de organisatie een rol spelen. Als het makkelijk is om je ziek te melden (bijvoorbeeld via de telefoniste, via de mail of een WhatsApp bericht) en er wordt weinig aandacht besteed aan (veelvuldige) ziekmeldingen is de drempel voor medewerkers om zich ziek te melden  laag.

Een organisatie en de direct leidinggevende kan veel doen om het verzuim terug te dringen en te voorkomen.

Het creëren van goede arbeidsomstandigheden, een open werksfeer, het geven van autonomie en verantwoordelijkheid aan medewerkers en het betrekken van medewerkers bij de werkzaamheden kunnen ervoor zorgen dat medewerkers zich gemotiveerd en betrokken voelen. Ook het hebben van een helder verzuimbeleid waarin duidelijk staat omschreven wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft is van belang.

Het voorkomen van verzuim begint bij de leidinggevende. Hij of zij moet de signalen herkennen en hierop actie ondernemen.

Veel leidinggevenden vinden het lastig om het gesprek over de signalen aan te gaan. Soms zijn ze bang om op de stoel van de bedrijfsarts of de psycholoog te gaan zitten, of vinden het moeilijk om te gaan met hetgeen er mogelijk op tafel komt. Of de leidinggevende is gewoon heel erg druk met het halen van targets en de boel draaiende te houden waardoor het aandacht schenken aan signalen of de zieke medewerker erbij schiet.

Samenwerken, stimuleren, motiveren en aandacht hebben voor zijn/haar medewerkers zijn echter belangrijke taken van een leidinggevende.

Geef daarom aandacht aan je mensen door een open gesprek met ze aan te gaan en waarbij confrontaties en meningsverschillen niet uit de weg worden gegaan. Echte welgemeende aandacht voor de mensen in je organisatie zorgt voor betrokken en bevlogen medewerkers en leidt tot minder ziekteverzuim.

Tips bij de aanpak van verzuim 

• Zorg voor een goed duidelijk verzuimbeleid en voer deze ook consequent uit
• Zorg voor de aanstelling van een vertrouwenspersoon en een preventiemedewerker
• Toon begrip voor ernstige klachten en problemen
• Bespreek het frequent verzuim na 3 ziekmeldingen binnen een jaar
• Vraag naar belemmeringen in het werk
• Vraag naar de oorzaken van het verzuim (medische gegevens hoeft de medewerker niet te noemen)
• Vraag aan de medewerker wat volgens hem oplossingen zijn en wat je als bedrijf kunt doen om dat te realiseren
• Als een medewerker zijn eigen werk nog niet kan doen, zoek dan naar ander aangepast werk
• Laat de medewerker merken hoe belangrijk hij is voor de organisatie
• Maak vervolgafspraken en leg de afspraken en acties vast op papier